Hacer un check-in (o un chequeo de entrada) de los miembros de un grupo es importante para que el facilitador se dé cuenta de las cuestiones o de los problemas que están vivos dentro del grupo antes de que comience la conversación. También es una forma de establecer las expectativas de los participantes y esto permite hacer ajustes al diseño de la conversación y a la metodología que vaya a ser utilizada, en caso de que sea necesario. Adicionalmente, propicia que un grupo se abra y sus miembros ganen confianza el uno en el otro.  Durante el check-in podremos darnos cuenta de los asuntos que son importantes para el grupo y dar un primer paso para visibilizar problemas de una manera en la que todos estén incluidos.  Como facilitadores, nos ayudará a identificar polaridades, es decir, a averiguar – sobre qué asuntos tienen las personas opiniones contrapuestas o expectativas diferentes.

Saber esto nos ayudará a comenzar la reunión de una forma que corresponda al punto en el que ya se encuentra el grupo.

• 1. Encuentre las preguntas.

  Decida de antemano qué preguntas le va a pedir al grupo que responda durante el check-in. Esta decisión depende del tiempo disponible para hacer el check-in y de la naturaleza misma de la reunión y/o del grupo. Por ejemplo, en un grupo que va a encontrarse para discutir solo un tema de negocios puede hacerse el check-in pidiéndole a cada persona que se presente a sí misma y comparta con todos cuáles son sus expectativas sobre la reunión.  En cambio, en un grupo que va a trabajar en conjunto y va a abordar asuntos sensibles, el check-in debería tomar más tiempo y quizás las personas pueden hablar tanto de sus miedos y preocupaciones como de sus expectativas y esperanzas. En cualquier caso, formule siempre las preguntas de manera simple y clara.

• 2. Explique el proceso.

  Dígale al grupo qué es lo que va a pasar durante este momento: cada persona se presentará a sí misma y responderá una o varias preguntas. Es deseable que todos los miembros del grupo hablen, pero nadie debe ser obligado a hacerlo. Pídales a las personas que no respondan o lo que digan las personas y no inicien conversaciones al respecto. La conversación entre el grupo empezará una vez haya finalizado el check-in. Es recomendable que el check-in no se haga dando turnos en determinado orden, por ejemplo, hacienda una ronda circular o en hileras, pasando de la una a la otra. Pídales a las personas que cada una haga su check-in cuando se sienta lista.  Comience usted mismo y establezca el tono. Es importante que la persona que está facilitando sea quien inicie el check-in. Así se establece el tono de las intervenciones y se indica qué tanto dirán los demás. Por lo general las personas seguirán el ejemplo. Si usted como facilitador hace su check-in muy brevemente, los demás también serán breves. Así mismo, si usted utiliza un tono personal y habla de sus miedos y preocupaciones, los demás seguramente harán lo mismo. Tenga en cuenta que durante su propio check-in usted no es neutral.

• 3. Agradezca la intervención de cada persona sin responder a lo que dijo.

  Una vez que usted ha hecho su check-in, necesita moverse de nuevo hacia su rol de ser neutral y escuchar activamente a cada persona. Recuerde estar presente, prestar atención cuidadosamente, y no hacer comentarios. Este es un momento para ser, al mismo, neutral y compasivo. Recuerde que ser compasivo no es lo mismo que sentir simpatía ni tampoco es lo mismo que ser neutral. Ser compasivo se trata de responder desde nosotros mismos. Agradezca a cada persona después de su correspondiente check-in y dirija su atención a la siguiente persona que tome la palabra.

• 4. Ofrezca un breve resumen.

  Esta es una opción para el facilitador y puede ayudar a que las personas tengan una visión panorámica del punto en el que se encuentra el grupo y qué asuntos o problemas están activos. Puede pasar que las personas hayan estado demasiado ocupadas pensando en lo que iban a decir durante su check-in y no hayan escuchado con atención algunas de las cosas que los otros dijeron. Hacer un resumen puede tomar sólo unos pocos minutos. Pero cabe la pregunta, ¿cómo hacer para recordarlo todo? Podrá darse cuenta que en la medida en que practique cada vez recordará más y más (incluso los nombres de las personas). A algunos facilitadores les gusta anotar palabras clave para hacer el resumen, pero hay que tener cuidado y no concentrarse más en la toma de notas que en la actitud de escucha activa hacia las personas que están hablando.

Practique hacer un chequeo de entrada con su equipo en el trabajo antes de su próxima reunión de equipo. Puede practicar también en casa, si lo desea. Ensaye diferentes preguntas y observe cuáles funcionan mejor para Usted en diferentes situaciones.

• Una familia ocupada puede hacerse el chequeo entre sí una vez por semana, diciendo cómo están y qué harán durante la próxima semana.

• Un equipo podría hablar acerca de cómo están y en qué están trabajando en ese momento.

• Siempre piense en las preguntas que le gustaría hacer. Estos son algunos ejemplos:

  • Si las personas no se conocen entre sí puede pedirles que digan su nombre y por qué vinieron a la reunión.

  • Puede preguntar cómo se sienten.

  • Puede preguntar qué expectativas tienen.

  • Puede preguntar qué trae consigo cada persona a la reunión, por ejemplo, qué sentimientos, qué actitudes, qué energía, qué experiencias, etc.

  • Puede preguntar si quieren estar allí (una manera de crear un espacio seguro para decir aquello que usualmente no se dice: el “no”).

• Decida de antemano cuánto tiempo quiere que dure el check-in. Un check-in más profundo tomará más tiempo. Por ejemplo, si se le pregunta a la gente qué sentimientos o qué experiencias traen a la reunión, debemos estar preparados para respuestas largas.

• Practique la manera en que hará su propio check-in. Es probable que su manera de hacerlo marque la pauta para el grupo.